Регламенты, бизнес-процессы и регулирование

[Nikit0s]

Приветствую коллег!

Наверняка рано или поздно перед любым бизнесом со штатом от 5 человек встает необходимость регламентировать бизнес-процессы, составлять грамотные инструкции и т.д. и т.п. Целей у этой затеи много -- и снижение брака, и более четкое выполнение заказов, и более быстрое обучение новичков.

Я попробовал написать инструкцию, она же бланк заказа, она же поэтапное руководство к действиям. Для примера взял широкоформатную печать.

Прилагаю файл.

Написал с нуля и без подготовки за два часа, просто чтобы хоть с чего-то начать. Так что сильно не придирайтесь пожалуйста

Хочу спросить у опытных коллег:
1. А надо ли это вообще? Просто я знаю фирмы покрупнее нашей, со штатом от 40 человек и больше, которые вполне себе без этого обходятся. Но я не знаю сколько у них % брака, и насколько их клиенты довольны четкостью их работы.

2. Наверняка кто-то что-то подобное для своих сотрудников уже писал. Может скооперируемся, или хотя бы поделимся опытом? Можно в личке, если не хочется выдавать ноу-хау.

3. Если кто-то пробовал масштабно внедрять -- а не получится ли так, что доп. расходы времени на "возню с бумажками" сведут на нет все выгоды от регламентов?

Заранее спасибо!

[Anton Gordienko]

в 1С Предприятие 8 Полиграфия есть такое:

"Управление данными об изделиях
Важным инструментом управления производством является управление данными о составе продукции и полуфабрикатов, маршрутах прохождения изделий по производственным подразделениям и складам.
Нормирование состава продукции позволяет контролировать списание материалов в производство (лимитно-заборные карты), планировать себестоимость продукции, анализировать расхождения между плановой и фактической себестоимостью и выявлять их причины.
Задание маршрутной (технологической) карты позволяет планировать цепочку производства многопредельной продукции, на каждом этапе оценивая ее выполнимость с учетом загрузки оборудования и доступности необходимых для производства ресурсов.
Функциональные возможности подсистемы могут использоваться главным инженером и сотрудниками, работающими в отделах главного конструктора и главного технолога.
В рамках управления производством реализована функция учета нормативных расходов материалов при производстве и анализ отклонений от норм. Нормы потребления материалов закладываются в спецификации изготовления продукции.
Нормативный состав продукции используется:
при анализе отклонений от норм для контроля качества продукции;
для расчета себестоимости – как база распределения косвенных затрат.
Для целей сменного планирования весь технологический процесс можно представить в виде набора последовательностей операций. Такой набор задает маршрутную карту изготовления продукции. Каждая операция может быть охарактеризована своим набором материальных потребностей на входе и набором изделий на выходе."

[d_Serg]

Сообщение от Anton Gordienko

в 1С Предприятие 8 Полиграфия есть такое

Anton Gordienko, а чего только 1С? Есть же еще и др. специализированные программы (ИМХО удобнее, чем 1С), другое дело, что из них экспорт данных в 1С все-равно потребуется делать для верстки бух. балансов (ну или аутсорсинг, где первичные доки будут перевводить)

[mAnAger]

Nikit0s, спасибо за тему! Тема серьезная и нужная.
Постараюсь отписаться в ближайшее время - чего мы построили в 1С.

d_Serg, я все же голосую за бухгалтерские программы. Потому как со временем бизнес растет и важно видеть вектор развития компании, а без анализа и оборотно-сальдовой уже не видишь общей картинки.

[d_Serg]

Сообщение от mAnAger

d_Serg, я все же голосую за бухгалтерские программы. Потому как со временем бизнес растет и важно видеть вектор развития компании, а без анализа и оборотно-сальдовой уже не видишь общей картинки.

mAnAger, давайте разберемся в терминах... что Вы называете под "бухгалтерские программы"?

[Nikit0s]

mAnAger, в последнее время популярно стало разносить бухгалтерию и управление производством.

Даже в 1С:Бухгалтерии 8.2 что-то наподобие уже сделали -- котлеты отдельно, мухи отдельно. Сам не видел, но люди говорят.

Да и крупные полиграфисты ведут все производство отдельно от бухгалтерии.

[Print03]

Сообщение от Nikit0s

mAnAger, в последнее время популярно стало разносить бухгалтерию и управление производством.

Даже в 1С:Бухгалтерии 8.2 что-то наподобие уже сделали -- котлеты отдельно, мухи отдельно. Сам не видел, но люди говорят.

Да и крупные полиграфисты ведут все производство отдельно от бухгалтерии.

какая бухгалтерия??
1С Предприятие (!)
естественно, все интегрировано с бухгалтерией тоже.

[PavelM]

Сообщение от Nikit0s

в последнее время популярно стало разносить бухгалтерию и управление производством.

Когда наступило это последнее время?
Вопрос не совсем праздный, до 2008 года занимался автоматизацией бизнеса

[Nikit0s]

Сообщение от PavelM

Когда наступило это последнее время?
Вопрос не совсем праздный, до 2008 года занимался автоматизацией бизнеса

По моим ощущениям -- наступило лет пять назад, но я так понимаю вопрос был риторическим А что?

[неофит]

"Целей у этой затеи много -- и снижение брака, и более четкое выполнение заказов, и более быстрое обучение новичков."

Вот это хуже всего. Увязнете. ВВязываясь в данный процесс вы должны в первую очередь понимать конечный результат. И соответственно к нему двигаться. Иначе легко свалиться в бесконечность... Все очень близко и в то же время преследует разные цели. Как правило, подобные вопросы возникают, когда сумма знаний работников начинает превышать знания 1-го человека. Если этой суммой владеет не директор - это есть плохо и чревато.

Соответственно одной из задач может стать собрать все знания всех работников на текущем этапе, откорректировать, как хотелось бы улучшить, разбить на части в соответствии с должностями, и прописать на основании этого инструкции. Надо понимать, что несмотря на родство предприятий, ваш опыт успешной работы уникален, соответственно первой и главной задачей станет не развалить то, что уже сейчас худо-бедно работает. И потихоньку корректировать. И новым работникам уже можно выдавать эти знания дозированно - в виде инструкций на конкретные функции. То есть вы не будете зависеть от конкретного человека.

Это делают консалтинговые фирмы - стоимость можете посмотреть сами

Даже в том, что я написал, уже несколько длительных и сложных этапов. но если уже задумались, кроме вас, никто не сможет это сделать.

Чужой опыт важен, но ваш - важнее, ведь вы уже работаете на рынке не первый год. Соответственно - начните не с заимствования чужого, а с фиксации своего. По прописывания бизнес-процессов куча литературы и программ.

Что вам дадут, например эти инструкции? Они очень общие и очень вероятно, что у вас они другие. А как движется заказ у вас - знаете вы, соответственно и этапы, где происходит брак, и почему - тоже.

[Nikit0s]

неофит, спасибо! Даже из небольших приложенных инструкций есть что добавить в наши. А в остальном -- Вы правы, надо садиться и делать, попутно почитывая литературу. Похоже, что это работа не на один месяц. Раньше начнем -- раньше закончим

[Nikit0s]

Кстати, товарищи из конторы Глеба Архангельского порекомендовали вот эту программку: MindJet MindManager 8.

С ее помощью очень легко строить вот такие алгоритмы:
(конкретно этот я нарисовал за два часа, включая время, потраченное на то чтобы вспомнить как работать с этой программой).

После небольшой практики сейчас я могу такой алгоритм нарисовать минут за 15. Рекомендую!!! Если не для сотрудников -- то хоть для себя в голове все в порядок привести. Проверено -- помогает. У программы куча применений, начиная с конспектирования лекций. Не сочтите за рекламу, просто давно не получал такого удовольствия от освоения нового программного продукта

[Print03]

Nikit0s, построение "карт ума" или бизнес-карт - сильная тема.
(по теме почитать можно самого родоначальника концепции - Тони Бьюзена, да и других авторов, а софт типа майндменеджера (а есть и другой софт похожий) - создавался уже потом, как результат. кстати, во всех крупных корпорациях мира эти карты -рабочий инструмент)

и кстати уже вышла и 9-я версия программы.

[Nikit0s]

Print03, спасибо за поддержку!
А есть что-нибудь из схем, чем не жалко поделиться?

У нас к сожалению за последний месяц произошла очень серьезная (по нашим меркам) ротация кадров, почти 15% от состава (я как сглазил, написав недавно в какой-то теме, что по собственному желанию от нас почти не уходят), поэтому срочно нужны инструкции для вновь прибывших, начиная с самых азов нашего полиграфического бизнеса.

Кстати, по теме: уже начал некоторые техпроцессы на видео снимать.
Смонтирую, опробую -- посмотрим, каков будет эффект.

Думаю фоном пустить музычку SkyClad, особенно в тему будет композиция "No deposit, no return"

[PavelM]

Сообщение от Nikit0s

Кстати, по теме: уже начал некоторые техпроцессы на видео снимать.
Смонтирую, опробую -- посмотрим, каков будет эффект.

Сильный ход - учебные видеоуроки! Думаю, что эффект будет положительный. Сам бы посмотрел как что делается, но негде
Может продавать начнешь?

Что касается "Карт ума", то как-то у меня они не пошли. В своей "прошлой жизни", когда я занимался автоматизацией всякого бизнеса, я для себя сделал вывод, что для описания бизнес-процессов лучше всего подходит IDEF3, но люди лучше понимают обычные блок-схемы

[Nikit0s]

PavelM, готовых учебных видеоуроков полно на ютубе.
По работе с Оракалом там кажется австралийцы рулят -- у них целый видеокурс. Мне понравилось!!! Ссылки не помню, но легко найти.
В том числе и оклейка автомобилей "в глушняк". У нас в городе была одно время мода из Москвы -- обклеивать автомобили полностью матовой черной пленкой. Смотрится убийственно. Правда ценник от 2000 долларов за единицу транспортного средства.

Я уже думал -- захватить оттуда видео через Камтясю и дополнить титрами или русским переводом. Тоже вариант, но у них там как-то все немного иначе, не по-русски Да и качество на Ютюбе явно не Full-HD.

А у меня еще проблема возникла при съемке -- лампы дневного света хоть и с конденсаторами, но все равно на видео мерцание здорово мешает восприятию Нужен ровный свет...

IDEF3 -- это описание бизнес-процессов в промышленном масштабе? Боюсь, что это действительно сложновато будет для выпускниц наших теперешних ВУЗов

К тому же распил алюминиевого окантовочного профиля торцовочной пилой Корвет-4 за 4 тысячи рублей -- это надо видеть, это нельзя передать словами

Главное -- чтобы в кадр не попало, какой именно диск на нее поставили. Иначе все выкинут свои Фестулы за 2000 долларов и перейдут на Корвет-4

[PavelM]

Сообщение от Nikit0s

IDEF3 -- это описание бизнес-процессов в промышленном масштабе? Боюсь, что это действительно сложновато будет для выпускниц наших теперешних ВУЗов

Ничего в ней сложного нет, но чуть время потратить на обучение надо, а блок-схемы в советские годы почти все рисовали.

Сообщение от Nikit0s

К тому же распил алюминиевого окантовочного профиля торцовочной пилой

А вот тут надо принципиально понять, что есть БП, а что технологическая операция, а то можно начать описывать процесс "записи шариковой ручкой заказа клиента"

[PavelM]

Сообщение от Nikit0s

готовых учебных видеоуроков полно на ютубе.

Вот я, например, так и не научился нарезать визитки на гильотине - а видеоурока нет

[Nikit0s]

Сообщение от PavelM

Вот я, например, так и не научился нарезать визитки на гильотине - а видеоурока нет

У меня видимо что-то с чувством юмора -- Вы шутите наверное?

Если ВДРУГ не шутите, то вот предложение:
любой современный фотоаппарат умеет снимать приличное видео. Попросите любимого сотрудника сделать ЭТО прямо у Вас на глазах, зафиксируйте, добавьте титры, схемы -- вот и весь видеоурок.

Может базу создадим? Будем обмениваться на взаимовыгодной основе?

P.S.
Надеюсь что Вы пошутили.

[Nikit0s]

Сообщение от PavelM

А вот тут надо принципиально понять, что есть БП, а что технологическая операция, а то можно начать описывать процесс "записи шариковой ручкой заказа клиента"

Не лишено смысла! Вы не поверите, кого сейчас выпускают наши ВУЗы

Я серьезно готов включить в алгоритм например такую ветку:
1. Шариковая ручка пишет?
НЕТ: возьмите другую.
Другой нет?
Попросите ручку у коллеги.
Сформируйте заявку на заказ шариковой ручки.
У коллеги тоже нет ручки -- возьмите карандаш.
Карандаш тупой -- заточите его.
Нет точилки -- сформируйте заявку на заказ точилки для карандашей.

и т.д.

Я каждый день сталкиваюсь с выпускниками наших ВУЗов, и с каждым днем мне все страшнее...

От нас в 100 метрах служба доставки питьевой воды -- нет, нам воду не привозят, весь офис сидит без воды (не хватает ума послать любого подсобника за водой -- одна минута туда, одна обратно). Ну где такое видано???

И это при том, что во время отбора претендентов остальные пять человек были ЕЩЕ ХУЖЕ.

[PavelM]

Сообщение от Nikit0s

И это при том, что во время отбора претендентов остальные пять человек были ЕЩЕ ХУЖЕ.

Нет слов. Может нужно было подождать еще претендентов, чем такое брать?

Сообщение от Nikit0s

У меня видимо что-то с чувством юмора -- Вы шутите наверное?

Не шучу.
"Карта ума" была примерно такая:
1. попробовал пару раз - много брака и возни
2. Почесал репу, прикинул возможные объемы по визиткам.
3. Купил дешевенький нарезчик визиток для небольших тиражей, а для больших нашел кому перезаказать.

ЗЫ. Визитки у меня побочный продукт < 1000 в месяц
ЗЗЫ Гильотина у меня тогда была Бурлос с не очень хорошей точностью реза