Регламенты, бизнес-процессы и регулирование

[Nikit0s]

Приветствую коллег!

Наверняка рано или поздно перед любым бизнесом со штатом от 5 человек встает необходимость регламентировать бизнес-процессы, составлять грамотные инструкции и т.д. и т.п. Целей у этой затеи много -- и снижение брака, и более четкое выполнение заказов, и более быстрое обучение новичков.

Я попробовал написать инструкцию, она же бланк заказа, она же поэтапное руководство к действиям. Для примера взял широкоформатную печать.

Прилагаю файл.

Написал с нуля и без подготовки за два часа, просто чтобы хоть с чего-то начать. Так что сильно не придирайтесь пожалуйста

Хочу спросить у опытных коллег:
1. А надо ли это вообще? Просто я знаю фирмы покрупнее нашей, со штатом от 40 человек и больше, которые вполне себе без этого обходятся. Но я не знаю сколько у них % брака, и насколько их клиенты довольны четкостью их работы.

2. Наверняка кто-то что-то подобное для своих сотрудников уже писал. Может скооперируемся, или хотя бы поделимся опытом? Можно в личке, если не хочется выдавать ноу-хау.

3. Если кто-то пробовал масштабно внедрять -- а не получится ли так, что доп. расходы времени на "возню с бумажками" сведут на нет все выгоды от регламентов?

Заранее спасибо!

[PavelM]

Сообщение от Nikit0s

Наверняка рано или поздно перед любым бизнесом со штатом от 5 человек встает необходимость регламентировать бизнес-процессы, составлять грамотные инструкции и т.д. и т.п. Целей у этой затеи много -- и снижение брака, и более четкое выполнение заказов, и более быстрое обучение новичков.

Начинать нужно даже раньше
Цели описаны почти правильно. Я бы сформулировал чуть жестче - гарантированное выполнение заказов в предсказуемое время с предсказуемым качеством.
По бланку заказа могу сказать не очень много - со спецификой широкофрматки не знаком. Но скажу лишь, что в заказе очень четко прослеживается пооперационное деление. На мой взгляд, надо разделить бланк заказа на бланки операций и бланк заказа (в качестве подготовки к автоматизации процесса). На каждой операции нужно фиксировать планируемое и фактическое выполнение операции. Хотябы для того, что бы потом человек, заполняющий поле "планируеме время" мог это делать более обоснованно.

[alexus]

Сообщение от PavelM

На мой взгляд, надо разделить бланк заказа на бланки операций и бланк заказа

+1, потому что если бланк один он слишком объемный и слишком много рук должен пройти.

[d_Serg]

бумажный носитель - это здорово (сами тоже от "бумаги" никак отказаться не можем), но какие-то вещи, например, статистику выполнения правильнее ИМХО в компе делать (для последующего анализа и представления о реальной загрузки предприятия) и какие-то ключевые этапы (у нас это "запущено в производство" и "выполнено") лучше тоже в компе указывать, а иначе менеджеры просто "достанут" производство вопросами о готовности своих заказов (особенно актуально для компании > 10 чел) - у всех же всегда "горит"

[Nikit0s]

Сообщение от alexus

+1, потому что если бланк один он слишком объемный и слишком много рук должен пройти.

Слишком много -- это сколько?
Я не представляю себе заказ на ту же широкоформатку, в котором принимало бы участие больше пятерых человек, включая монтажника.
Или Вы о чем-то другом?

[man]

Тему оценил! Спасибо. Мое скромное мнение - таки один бланк на все должен быть.

[неофит]

Лучше сделать в экселе, наподобие вот такого см. Образец, забиваете формулы, сразу читает, варианты выбора в экселе делаются списками, пару вечеров посидеть, и будет рабочая форма. Эта (образец) живет и работает уже лет6-7
http://forum.trade-print.ru/formirov...-kulyator.html

[Nikit0s]

d_Serg, по учету согласен, но я почему-то решил начать таки с бумаги.
Проще исправлять форму бланка, проще что-то дорабатывать.
Опять же, когда человек что-то подписывает, он нет-нет да и прочитает, под чем он свою подпись ставит

Когда (и если) привычка уже выработается -- тогда можно будет без особых затрат времени "переложить" отлаженные схемы на тот же ПринтЭффект или еще что-то. Я так думаю..

А у Вас есть какой-нибудь типовой бланк на какой-то типовой заказ, он же маршрутный лист заказа?
Очень интересно бы было посмотреть. Можно в личку.

[неофит]

бланк+расчет+движение заказа

[Nikit0s]

неофит, спасибо, интересная штука, но это не совсем то что меня сейчас интересует. Интересует именно регламент прохождения заказа по этапам.

Предполагается, что заказ посчитан, и теперь надо сделать так, чтобы заказ прошел все необходимые этапы работ строго в том порядке, в каком это требуется для данного конкретного типа заказов. При этом в процессе допускаются ветвления (прохождение заказа по разным маршрутам в зависимости от исходных данных).

То есть я хочу сделать так, чтобы бланк заказа выполнял одновременно функцию должностной инструкции, то есть некоего регламента, описывающего: что, когда и в каком порядке надо делать.

[d_Serg]

Сообщение от Nikit0s

Проще исправлять форму бланка, проще что-то дорабатывать.
Опять же, когда человек что-то подписывает, он нет-нет да и прочитает, под чем он свою подпись ставит

Вот именно это нам тоже не дает от "бумаги" отказаться....
для "слов" нам тоже проще бумага.
а для "голых цифр" комп и быстрее и удобнее.

Сообщение от Nikit0s

А у Вас есть какой-нибудь типовой бланк на какой-то типовой заказ, он же маршрутный лист заказа?
Очень интересно бы было посмотреть. Можно в личку.

Сам расчет заказа делается на компе, там же формируется и график загрузки производства, программа формирует и наряд-заказ.
У нас это достаточно стандартный бланк наряд-заказа, в основном для производства (менеджерам с дизами проще без бюрократ. формальностей общаться) главные поля:
- исходный материал (марка/плотность/формат бумаги)
- "выходной" формат изделия
- перечень поэтапных операций с указанием:
1) кол-ва "приводок/подготовит. работ"
2) "тиража на выходе" после каждой операции (расчет. и фактическое)
3) "кол-во на пригонку/брак" на каждой операции (расчет. и фактическое)
примерно так....

[d_Serg]

Сообщение от Nikit0s

Предполагается, что заказ посчитан, и теперь надо сделать так, чтобы заказ прошел все необходимые этапы работ строго в том порядке, в каком это требуется для данного конкретного типа заказов. При этом в процессе допускаются ветвления (прохождение заказа по разным маршрутам в зависимости от исходных данных).

ИМХО, все "ветвление" должно быть изначально определено или менеджером или нач. производства уже на моменте принятия заказа, а дальше, на производстве, по идее, думать не должны - должны работать.

Сообщение от Nikit0s

То есть я хочу сделать так, чтобы бланк заказа выполнял одновременно функцию должностной инструкции, то есть некоего регламента, описывающего: что, когда и в каком порядке надо делать.

Так не проще регламентировать каждую операцию? а не каждый заказ? а заказ уже и составлять из регламентированных операций?

[d_Serg]

Сообщение от Nikit0s

При этом в процессе допускаются ветвления (прохождение заказа по разным маршрутам в зависимости от исходных данных).

а... кажется понял суть вопроса....
ИМХО, полиграф. пр-во (даже относительно маленькое) уж слишком инвариантно - ИМХО, оч. сложно все варианты отразить на бумаге....
ИМХО, без компа - никак....

[Tokha]

Никит, идея хорошая... но заполнять такой бланк к примеру на 5 плакатов... да с записью руками е-мейла заказчика да путей к файлам... походу больше времени займет чем непосредственно печать заказа))))

[d_Serg]

Сообщение от Tokha

но заполнять такой бланк к примеру на 5 плакатов...

у нас заполняют и вот почему:
1. нет оформленного заказа = нет прибыли = нет з/платы ни менеджеру ни печатнику
2. учет (и финасовый и материалов/бумаги, зачем сотрудников провоцировать на "левак"?)
3. сокращение брака (кто оплатит плакаты отпечатанные не из того файла, путь к к-ым менеджер дизу передал устно?)

Сообщение от Tokha

да с записью руками е-мейла заказчика

тут согласен, в век компьютерных технологий - это анахронизм

[Tokha]

Сообщение от d_Serg

у нас заполняют и вот почему:
1. нет оформленного заказа = нет прибыли = нет з/платы ни менеджеру ни печатнику
2. учет (и финасовый и материалов/бумаги, зачем сотрудников провоцировать на "левак"?)
3. сокращение брака (кто оплатит плакаты отпечатанные не из того файла, путь к к-ым менеджер дизу передал устно?)
тут согласен, в век компьютерных технологий - это анахронизм

у нас тоже заполняют, и даже на 100 визиток.... только бланк в разы проще и меньше, и не все поля обязательны к заполнению.

[martinas]

по поводу пути к файлу
пришли к выводу что писать его неудобно.
выход: сделали сетевую общую папку для печати, там соответственно папки с датами когда что изготовить, в нех кидаем или ярлык файла или сам файл который печатать, если он не наш. вопросов по тому что и где лежит и когда печатать не возникает.
папку изредка чистим, сначала в архив, затем полное удаление.

[d_Serg]

Сообщение от Tokha

только бланк в разы проще и меньше, и не все поля обязательны к заполнению.

Tokha, так и я про то же... но тогда надо иметь или неск. видов бумажных бланков (под разные виды/типы продукции), либо делать это все в комп. программе выбирая заранее подготовленные шаблоны (ну или создавая новые)....

Сообщение от martinas

в нех кидаем или ярлык файла или сам файл который печатать

Но ведь только файла часто бывает недостаточно... а вид бумаги? а п/печатная обработка? да и еще часто целая куча вопросов...

[Anton Gordienko]

Сообщение от Nikit0s

неофит, спасибо, интересная штука, но это не совсем то что меня сейчас интересует. Интересует именно регламент прохождения заказа по этапам.

Предполагается, что заказ посчитан, и теперь надо сделать так, чтобы заказ прошел все необходимые этапы работ строго в том порядке, в каком это требуется для данного конкретного типа заказов. При этом в процессе допускаются ветвления (прохождение заказа по разным маршрутам в зависимости от исходных данных).

То есть я хочу сделать так, чтобы бланк заказа выполнял одновременно функцию должностной инструкции, то есть некоего регламента, описывающего: что, когда и в каком порядке надо делать.

пронумеровать соответствующие части МАРШРУТНОЙ-ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЙ КАРТЫ (научное название)-НАРЯДА (бланк-заказа) и будет Вам порядок, в каком надо делать.

[Anton Gordienko]

Сообщение от Tokha

у нас тоже заполняют, и даже на 100 визиток.... только бланк в разы проще и меньше, и не все поля обязательны к заполнению.

а покажете нам?