Вики, база знаний, инструкции

[dercar]

В начале года я поднял вопрос, как организовать базу знаний на предприятии, но тема канула. Кратко - надо было оцифровать инструкции и регламенты работы. Чтобы поменьше болтать - пришёл новый человек, прочитал и прозрел. Просто документ ворд не подходит, потому что не организовать удобную навигацию и версионность (историю). Также требовалась, чтобы была возможность коллективного труда.
Поступило много дельных предложений:
- Локальный сервер на вордпресс или другой cms.
- яндекс вики.
- другие вики для гиков.
- вики встроенные в срм (например, у битрикса есть).
- специальные сервисы для этого (платные)

Я выбрал яндекс вики. К ней есть вопросы и, к сожалению, рядовой пользователь будет испытывать трудности. Логика работы там дибильноватая. Но зато можно хранить документы, она онлайн и если у вас почтовый сервер на яндексе, то удобно - все в одном аккаунте. Или доступа и видимость. История. Разметка маркдаун, чтобы совсем красиво было. Бесплатно.

Но на днях я нашёл подходящее решение из другой области - сервисы техподдержки (help desk)

Например, есть всем известный Юзерэхо. Как правило они предлагают три основных инструмента - чат, базу знаний и систему тактов. Они все платные, конечно. Но сервисом появляется много и у всех появляются бесплатные тарифы. В том же юзерэхе.

Но мне больше всего понравился другой - https://www.tawk.to/
Не смотря на то, что сайт на англицком, сам сервис локализован. Вообще, это прежде всего чат для сайта. Но если он вам не нужен - не используйте. Ценная там именно база знаний. Она очень простая для использования. И симпатичная. Преимущество перед яндекс вики :
- Возможность создавать публичные страницы (расшаривать)
- очень простое и приятное администрирование - разберётся даже идиот.
- козырный внешний вид.
Недостатки :
- не подвязать файлы, соответственно, потребуются ссылки на другие хранилища. Только картинки можно вставлять.

Самое интересно, как сервис монетезирован. Все его функции полностью бесплатны. Основная киллинг фишка - они представляют юнитов техподдержки (1$ в час). О есть, когда речь идёт о коммерческой программе, то для техподдержки вам нужно содержать сотрудников для онлайн поддержки. Кроме зарплаты это инфраструктура (рабочие места, hr). А здесь вы покупаете поддержку, а не сервис для организации поддержки! Это, по-моему, поторясающе. Основатель пишет, что им принадлежит 20%рынка. И этот функционал уникален. Есть нюанс, конечно, для работы такой поддержки у вас должна быть полностью создана и заполнена база знаний куда будет обращаться юнит. Но по большому счету, также должно быть и со внутренней поддержкой.
В общем, сервис очень интересный, рекомендую поковырять)

[v0rtex]

Хорошее дело цифровая база знаний, которую я всегда откладываю на завтра.

[AM Labs]

Посмотрите на www.discourse.org - полностью бесплатный форум и вики

[dercar]

AM Labs, чёт там не видно бесплатного тарифа.

[AM Labs]

Разве?

[mks.mpei]

dercar, вы для начала все инструкции в ворд забейте - это займет у вас явно больше времени, чем последующий копипаст в любое другое место.

[dercar]

mks.mpei, я знаю, что создание базы - дело мучительное и долгое. Я этим занимаюсь с мая. И 30% только занёс. При том, самые вводные только вещи (описание оборудования, описание продукции, описание регламента работы). Сейчас идёт описание технологий, как чего печатать. Вплодь до конкретных заказов. Как какие файлы готовить. Естественно, никто кроме меня этого не делает))).

Для начала лучше сразу писать в реальную базу. С иллюстрациями и всеми файлами, которые должны попасть в комплект. Поверьте, я знаю об чём говорю.

Если бы мне кто подарил бы месяц - чтоб меня не трогали, я бы всё занёс бы. Но увы))).

[mks.mpei]

Сообщение от dercar

Для начала лучше сразу писать в реальную базу. С иллюстрациями и всеми файлами, которые должны попасть в комплект. Поверьте, я знаю об чём говорю.

Я вам бы поверил, но насколько я помню у вас в типографии в районе 5 человек. А люди, которые разбираются во всех процессах, которые вы описываете обычно начинают с их описания и потом начинают работать и нанимать персонал. Поверьте, все что вы пишите вашим сотрудникам достаточно будет передать в ворде. Подобной вики-базы нет у большинства компаний в России и в мире. А должностные инструкции, обязанности, методы решения проблем и все такое должно конечно быть прописано. И самое главное, что оно "должно быть", а в какой форме вторичный вопрос. Главное только не забыть, что это все должны изучить сотрудники и применять на деле.

[dercar]

Уже 6, ;-)

У меня будет вики. Живой обновляемый общедоступный справочный документ. С полезной наглядной инфой.

Файлики ворд - это ерунда. Лучше уж ничего не писать вовсе и устно все рассказывать и показывать.
Приведенный сервис это удобный инструмент для организации базы знаний. В отличии от ворда.

В конечном счёте, в этот раз я не просил никакого совета, а поделился, возможно, полезной кому-нить, ссылью.

Так что не пойму на чем вы, собственно, настаиваетее.

[kefir]

Я так и не понял - где лучше делать Вики

[farmacevt]

хтмл, с доступом в локалке. Тоже думал сделать в онлайне, но не вся информация должна попасть в сеть с доступом извне.

[mks.mpei]

Сообщение от dercar

Файлики ворд - это ерунда. Лучше уж ничего не писать вовсе и устно все рассказывать и показывать.

Это ошибка перфекциониста)) Если у вас есть инструкции, то за их невыполнение можно трахать мозг и добиваться их исполнения. Но для этого они должны быть. В любом виде для начала.

[mazdie]

Сообщение от mks.mpei

Если у вас есть инструкции, то за их невыполнение можно трахать мозг и добиваться их исполнения.

Трахать мозг должно невыполнение задачи А если для успешного выполнения задачи будут какие-то подробные и иллюстриванные инструкции — то это только плюс для работника.
Сам тоже давно хочу такие сделать. Но не сделаю. Некогда же...

[Boroda]

Сообщение от mks.mpei

Подобной вики-базы нет у большинства компаний в России и в мире.

Это говорит только о том, что Вы не работали ни в одной большой компании. Не знаю, может в России всем на столько пофиг, но в цивилизованном мире подобные компании давно бы разорились в том числе и из-за судебных исков, если у них не будет инструкции на каждый "чих". И сотрудник не может приступить к работе, не изучив всех инструкций (а в некоторых случаях и сдав тесты), связанных с той или иной операцией.

[mks.mpei]

Сообщение от Boroda

в цивилизованном мире подобные компании давно бы разорились в том числе и из-за судебных исков, если у них не будет инструкции на каждый "чих". И сотрудник не может приступить к работе, не изучив всех инструкций (а в некоторых случаях и сдав тесты), связанных с той или иной операцией.

у всех-всех компаний за пределами России все инструкции сделаны в формате википедии? Вы в этом уверены?
у ТС в компании работает 6 человек и уже давно и он решил сделать все инструкции только сейчас - скорее всего у него сотрудники меняются редко и им эти инструкции уже не нужны. А нужны они для новых сотрудников, которые когда-то будут (или не будут)
И в таком случае нужно чтобы инструкции были хоть в каком-то виде. И это основной и самый сложный процесс - написать на листе бумаге то, что ты знаешь. И написать так, чтобы это поняли другие люди. Поэтому имеет смысл все написать, а потом закинуть на любую вики-платформу.

[Kender]

Сообщение от mks.mpei

А нужны они для новых сотрудников, которые когда-то будут (или не будут)
И в таком случае нужно чтобы инструкции были хоть в каком-то виде. И это основной и самый сложный процесс - написать на листе бумаге то, что ты знаешь. И написать так, чтобы это поняли другие люди. Поэтому имеет смысл все написать, а потом закинуть на любую вики-платформу.

И написаны они должны быть примерно на уровне макдональдса. Те так, чтоб даже у идиота не было вопросов как это делать. Только в таком случае имеет смысл делать подобное.

Сообщение от Boroda

Это говорит только о том, что Вы не работали ни в одной большой компании.

Большая компания - это хорошо. Но 6 человек это явно не большая компания.

А так есть простые вещи, которые по сути и искать не надо. Например
1) стандартные требования к макетам.
2) ГОСТы есть.
3) для техники есть инструкции пользователя.

[Boroda]

Сообщение от mks.mpei

у всех-всех компаний за пределами России все инструкции сделаны в формате википедии? Вы в этом уверены?

Вот прям про ВСЕ компании я конечно говорить не могу, но в тех что я работал (от миллиона до нескольких сот сотрудников) мало того, что все техпроцессу строго документированы, так у каждого документа несколько цифровых подписей всех ответственных людей + вся история изменений с момента создания этого документа (включая фото) + кросслинки на другие документы.

Да, у всех это организовано разным софтом. От бесплатного до стоимостью в миллионы долларов.

Но подобная документация есть и она не в Ворде. И как вообще можно без нее работать в фирме,и которая хоть как-то планирует расширяться я не знаю.

И да, ни в одной мелкой и тем более семейной фирме (численностью до 10 человек) я подобного не видел. И ТС молодец, что занялся подобным. Т.к. обычно когда возникает реальная необходимость это значит, что уже поздно.

А вообще предыдущий мой пост был ответом на ваше:
Подобной вики-базы нет у большинства компаний в России и в мире.

[dercar]

Я как-то искренно не втыкаю, какая разница сколько у вас или у меня работает человек?
Мы говорим не про формальные правила и гост, с которыми ознакамливаются для галочки.
Мы говорим про сохранность технологий.
Мы постоянно сталкиваемся с тем, что придумав и осилив какую-то методику, обкатпв ее и выполнив нестандартный заказ - спустя пару месяцев мы не можем никто вспомнить как это делать. И все заново - тратим время на тоже самое. Тестируем.
Подготовка макетов - тоже самое. Особенно, что касается уф.
Собственно, я говорю про инструмент, которым это можно организовать. Ворд - это тупик и зря потраченное время.
Не хотите юзать что-то более удобное чем ворд - ваше дело.

[BorisCooper]

О, хорошая тема, у меня все в офлайне сделано с рисунками и блок-схемами на листах а4 и заламинировано и в стойке с документами стоит) нарисовано все в одном стиле и тд. пробовал н апк держать, потом в итоге все распечатали и поставили на полку. если у кого какие вопросы по термопереносу, резке. калибровке и тд просто берет с полки и смотрит как что куда.
т.е. по сути у меня распечатанный ворд. вики интерективаня интересно, конечно.

[Kender]

Сообщение от dercar

Мы говорим не про формальные правила и гост, с которыми ознакамливаются для галочки.

Кхм... Для галочки... Если у вас ГОСТы для галочки, то все ясно. Это как раз и есть ТЕХНОЛОГИИ. Другое дело, что они местами устарели или их просто не существует, тк когда их делали этой технологии еще не было.

Сообщение от dercar

Мы постоянно сталкиваемся с тем, что придумав и осилив какую-то методику, обкатпв ее и выполнив нестандартный заказ - спустя пару месяцев мы не можем никто вспомнить как это делать. И все заново - тратим время на тоже самое. Тестируем.

А это связано с тем, что по сути своей технологически полиграфия во многих вопросах колхоз, во многих творчество, а еще очень часто это технический и технологический уровень производства. Обычно нестандартные заказы с которыми я сталкиваюсь больше вызывают проблемы технического характера и технологического отставания, но это связано с моей спецификой.