При приеме заказа все фиксируется: заказчик, его контакты, что заказывает, материал, количество, дата заказа, исполнитель. Название работы и заказчик включаются в название файла. Можно и номер заказа.
При новом заказе - поиск в базе по заказчику, потом ищем файл по имени.
Недостаток - м.б. ошибки в имени файла, выход - поиск по дате.