У нас должностные инструкции только в голове, но всё время думаю, что надо печатать (ведь и по закону положено). Так что мне бы тоже было интересно посмотреть, если кто-то уже делал.
А файлы у нас никогда не теряются. Создан сетевой диск, где каждый день создаётся новая папка, соответствующая числу. Все листы заказов пронумерованы и для каждого листа заказа тоже существует своя папка с его номером и там хранится всё, что касается этого заказа. Когда дизайнер подготовил к печати, в этой же папке появляется файл "На печать"