На мой взгляд ТС-у стоит
1) Разделить персонал:
-производство
-прием заявок
-активные продажи
По себе знаю - если менеджер занимается "всем", в конечном итоге он занимается "ничем". Одновременно обрабатывать текущие заявки и искать жирного клиента практически нереально.
Активного продавца можно вырастить из "принимающего заявки", при наличии харизмы и мотивации. Лишь бы знал ассортимент.
2) Завести систему приема заявок
- быстро обсчитывать типовые заказы (15 минут и 3 часа на перезвон это ощутимая разница)
идеальную систему видел в Питере - пока девочка объясняла по телефону какие буклетики ее фирма хочет получить (минуты 3), менеджер переходя по скрипту в программе примерно рассчитал ей сумму заказа, сроки и сделал предложение на доп. услугу со скидкой.
- не терять клиентов и заказы в "час пик".
- печатник видит задачи, приемщик прикидывает сроки и цену, директор видит объемы (прикидывает закуп), активный примечает перспективных для развития клиентов. И это все разом и параллельно.
Умеючи и желаючи можно и в Excel написать базовый модуль. А там уже посмотреть на выхлоп.
3) Завести простейший online CRM для продажников
- "активный" ведет проекты, ничего не забывая, ставя задачи на перспективу (месяц, квартал, год вперед)
- директор видит чем занят его сотрудник и определяет приоритеты
P.S. я работал в AMO CRM, не идеал, но пойдет. Почти у всех CRM есть бесплатный период.