Сейчас у всех крутые телефоны. Если проблема приехать или отсканированть, то пусть распечатывают бланк, подписывают, фоткают и на электронку отсылают.
А если по телефону принимаете утверждение, то ставьте программу типа ОкТел и пишите все разговоры. И не будет потом, что я такого не говорил.